一、 教学秘书和教务系统管理员是教学单位领导的教务工作助理。外国语学院教学秘书和教务管理员的主要任务是协助外国语学院领导做好教学及学籍管理工作。

二、 开学前和学期末的教学准备工作。

1. 负责新学期与教学管理相关的各种表格的领取和分发（校历、学生考勤表、教学日志、教师授课计划、教师听课记录、教师备课本）。

2. 在外国语学院分管教学领导和副院长的指导下, 负责与教务处教材管理科联系外国语学院新学期教材的征订工作;领取英语、日语专业、公共课程的教师用书,分别交副院长统一管理。

3. 负责学生注册登记, 建立学籍档案。

4.负责外国语学院各班级教室的安排;开学前，负责向担任有外国语学院英语、日语专业班级教学任务的教师提供学生名单，通知上课时间和地点。

5. 学期末负责本院学生的选课登记、汇总，及时将选课结果交教务处。

6. 学期末，向教务处上交新学期教学任务书和课程表。

7. 学期末负责将外国语学院学生成绩总表上报教务处。

8. 学期末将外国语学院学生不及格名单报教务处教务科，填写补考清单和重修清单。

9. 学期末负责将外国语学院下学期课程总表上报教务处。

10. 学期末负责将外国语学院下学期各班级课程表发放至各班级。

三、教学活动的协调与管理

1. 协助外国语学院分管教学领导抓日常教学管理工作。

2. 协助办公室领导落实外国语学院各班级授课时间和地点。保管好外国语学院教室钥匙。

3. 负责将外国语学院领导和教务处批准的课程临时变动（调课、停课）等情况通知有关教师和班级。教学秘书不得受理教师个人的临时变动课程要求。

4. 协助负责教学业务的副院长做好毕业论文、教育实习等材料的收集、归类和整理工作。

5、负责审核学生辅修资格。

四、考试的协调与成绩管理

1. 负责本单位监考教师的上报工作。

2. 在教务处的安排下,负责审核学生重修资格并通知重修学生,安排重修时间和考务工作。

3. 在教务处的安排下负责外国语学院期末考务工作安排。

4. 负责将教务处批准的课程考试日程通报有关班级和告知本外国语学院相关监考教师。

5. 教务系统管理员负责督促任课教师进行学期考试（总评）成绩的登录工作, 向任课教师催交原始成绩报表，并按教务处有关规定负责汇总外国语学院学生各科成绩总表。对不符合教务处成绩登录规定的报表、对未注明原因的空白成绩项，教务系统管理员应要求该教师更正或补填。

6. 教务系统管理员只有在收到经外国语学院院长签字批准的《成绩变更通知书》后方能更改已上报成绩，并将通知书附在成绩总表后面。教务系统管理员不得受理任何教师或学生个人更改已上报成绩的要求。

7. 学期初，负责将《学生补考通知书》送达学生个人；负责与教务处协调课程补考时间；负责汇总学生补考成绩，并将本外国语学院学生补考成绩总表及时上报教务处。

8. 负责毕业班学生历年成绩单的填写和上报工作。

9. 协助教务处做好各类统考统测工作，包括报名、收费、审核考生名单、落实监考人员、布置考场等。

五、为学生学籍管理、学位资格审查提供成绩依据

1. 在外国语学院副院长、教研室领导的协助下，完成各科成绩统计工作。

2. 收集外国语学院各届学生的高考英语入学成绩, 并妥善保存。

3. 完成与学生升级、留降级、退学有关成绩审核统计工作，每年九月上旬将上学年学籍变动情况上报教务处。协助教务处审核、发放各种证书。

4. 为外国语学院学位评审委员会审核本科毕业生毕业资格提供成绩表。

5. 为外国语学院学位评审委员会审核本科毕业生学士学位授予资格提供成绩表和受处分纪录。

六、负责外国语学院教学档案室工作。严格按照教务处规定,对移交档案室的材料要及时进行登记、归类、整理,分盒保存。要将已毕业学生档案及时送交教务处。

七、负责报送外国语学院教师工作量、任课资格等表格送教务处审核。

八、协助教务处开展课堂教学质量评估工作。

九、熟练电脑操作。熟练各种学籍文档管理，实现计算机学籍管理的科学化和规范化

十、完成外国语学院院长、副院长委托的本院教学、科研相关的其它工作任务。